Employee journey map

…adaptado a la cultura de tu organización.

Durante todos estos años de consultoría, hemos visto cómo buenas iniciativas de gestión de personas no logran el impacto esperado. Si bien los motivos son diversos, muchas veces sucede porque alguien pensó que estos temas, como son de interés de las personas, se “venden” solos. Y nada más lejos de la realidad. El mismo esfuerzo que ponemos en atraer clientes para nuestra empresa y promocionar nuestros productos y servicios, es el que se necesita para promover las políticas y programas de gestión de personas, solo que en este caso, nuestro cliente es interno. 

De ahí surge la necesidad de aplicar endomarketing y utilizar, por ejemplo, el concepto de Employee Experience y Employee Journey Map (como su símil, Customer Journey Map en marketing); para ver a nuestros colaboradores como “posibles clientes” y mejorar nuestra gestión. A través de esta herramienta es posible identificar, evaluar y proponer soluciones o mejoras en el ciclo laboral de un colaborador y mejorar su experiencia en nuestra empresa. Este mapa es una oportunidad para transformar las debilidades en fortalezas y generar experiencias que van a ser positivas tanto para los colaboradores, como para la compañía.

La idea es poder diseñar cada etapa del “viaje” del colaborador por nuestra empresa desde que es reclutado hasta su salida, de modo que cada uno de sus pasos sea significativo y enriquecedor tanto para el colaborador como para la compañía. Aunque cada mapa es diferente para cada organización, nosotros hemos identificado etapas o hitos que son comunes y que sirven para armar la estructura de un buen Employee Journey Map. En cada una de estas etapas es importante que se refleje el sello de la cultura de tu organización, 

1) Reclutamiento y Selección: es la primera interacción de la persona con la compañía siendo un potencial colaborador. Esto puede ser a través de un aviso, un evento, una página web, entre otros. No poder adjuntar el CV fácilmente, que el sistema no acepte el formato, que haya que llenar la información manualmente, que se demoren meses en responder o envíe una respuesta de rechazo automática, son aspectos que impactan negativamente. Luego viene la entrevista, donde situaciones como por ejemplo, cancelar sin avisar o realizar la entrevista en un lugar poco privado, pueden hacer que el viaje termine aquí. Por eso es necesario cuidar de cada detalle.

2) Bienvenida y Onboarding: Este proceso es fundamental para que las personas que ingresan confirmen que han tomado una buena decisión al aceptar la oferta laboral y su experiencia comience con el pie derecho. Esta etapa la podemos dividir en 3 sub etapas:

2.1) Pre Ingreso: hay un pequeño “gap” entre que se firman los papeles y se comienza a trabajar. Puede que la persona comience inmediatamente después de haber dejado el otro trabajo, que venga de un post natal o que sea su primer trabajo. Con eso en mente, es necesario diseñar esta etapa para ayudar a las personas a integrarse con éxito e impactar la experiencia de los nuevos ingresos en su encuentro con la organización. Para ello, el envío de información relevante,  un almuerzo unos días antes con sus nuevos compañeros de trabajo o un regalito que llegue a su casa haciéndole saber que lo están esperando, pueden hacer una gran diferencia.

2.2) Contratación: el contrato y las negociaciones salariales son un punto muy crítico y establecen el escenario para el Employee Experience. Se debe procurar que sea un proceso rápido y expedito.

2.3) Inducción: el primer día, semana y mes son cruciales. La persona llegó temprano y no había nadie?, quizás piense que no empezaba ese día o que se equivocó de horario. Llegó y no te tenía asignado un escritorio, no llegaba aún su notebook o nadie sabía quién era y qué hace ahí? Todos estos posibles escenarios pueden hacer sentir al “nuevo” incómodo y tener un gran impacto en su determinación por quedarse o irse de la organización. Aquí el sistema “buddy/mentor” funciona muy bien.

3) Beneficios: si tu empresa es pequeña y no lo puedes costear, hay beneficios que no requieren grandes inversiones, como salir temprano el día de tu cumpleaños, casual Fridays, entre otros.

4) Entrenamiento y Desarrollo: ofrecer oportunidades de aprendizaje y desarrollo de carrera, demuestran la dedicación de la organización a invertir en el futuro del colaborador.

5) Reconocimiento: etapa vital en este camino, el colaborador necesita escuchar y ver los frutos de su duro trabajo. Puedes ver ideas en nuestro artículo “ 4 Formas de reconocimiento con sentido”.

6) Evaluación de Desempeño y Feedback: aquí es muy importante el cómo se entrega, con cuánta frecuencia y cómo este proceso se puede mejorar. Estas evaluaciones deben ser justas, oportunas y medibles. En el post  (poner título y ahí el link) te damos algunos tips de feedback. 

7) Retiro/Despido/Renuncia: es importante que en la etapa existan protocolos establecidos, si la persona se está retirando (para que entrene a los que se quedan por ejemplo), para despidos, cómo manejar las reacciones, cómo dar la noticia a sus compañeros de trabajo, entre otras cosas. Las entrevistas de salida son oportunidades para recopilar feedback valioso y para mantener relaciones para futuras referencias. Como ya dijimos, el Employee Experience no termina aquí, es muy importante que la persona se vaya con una buena experiencia, porque este ex colaborador puede que regrese o siga su camino como “promotor” de la reputación de nuestra organización.

Como ya dijimos, cada mapa es diferente a cada organización. Habla con tus colaboradores, identifica qué es lo que más valoran de tu organización y los pasos que da cada colaborador en su camino por la empresa, empieza a mapear su recorrido y ofrece así una mejor Employee Experience a los que  trabajan contigo y a los que están por venir. 

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